Grants and Contracts Manager (Lima, Peru)
hace 5 días

EnglishSpanish Pact Overview :

At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow. A nonprofit international development organization founded in 1971, Pact works on the ground in nearly 40 countries to improve the lives of those who are challenged by poverty and marginalization.

We serve these communities because we envision a world where everyone owns their future. To do this, we build systemic solutions in partnership with local organizations, businesses, and governments that create sustainable and resilient communities where those we serve are heard, capable, and vibrant.

Pact is a recognized global leader in international development. Our staff have a range of expertise in areas including public health, capacity development, governance and civil society, natural resource management, poverty, fragile states, monitoring and evaluation, small-

scale and artisanal mining, microfinance and more. This expertise is combined in Pact’s unique integrated approach, which focuses on systemic changes needed to improve people’s lives.

Project Overview :

Pact is recruiting for a Grants and Contracts Manager for an upcoming USAID-funded project, Amazonian Indigenous Rights and Resources (AIRR), that will work across the Amazon Basin in Brazil, Colombia, Guyana, Peru, and Suriname, to improve the representation of indigenous peoples in governing Amazon forests and waters.

Position Purpose :

The Grants and Contracts Manager will provide high-level grants and contracts management and administration to achieve project goals, working with partner organizations of all levels.

S / he provides overall leadership and oversight for all aspects of related to management of subgrants and contracts. This will require close collaboration with Pact HQ to ensure compliance with Pact and funder guidelines.

The Grants and Contracts Manager will supervise all staff with grants and contracts functions and make frequent field visits throughout the Amazon region.

Key Responsibilities :

  • Develop contractual documents in compliance with funder requirements, using Pact standard templates and working closely with Pact HQ Agreement Management team to execute quality subawards.
  • Administer the full cycle of subaward management activities, from planning through selection, pre-award assessment, negotiation, monitoring / compliance visits, and closeout
  • Utilize Pact’s subaward management system (Salesforce) and accounting system (Serenic Navigator) for subaward issuance and management.
  • Ensure that all required documentation is available and stored as per Pact policy.

  • Oversee budget management of project’s subaward pool, and ensure accurate and timely disbursement and liquidation of subaward expenses.
  • Ensure timely training of subgrantees, contractors, and Pact staff to understand and comply fully with funder requirements.
  • Develop training materials and carry out regular trainings with partners.

  • Ensure that office systems for grants administration are maintained and that regular reports are provided to Pact headquarters or to the funder as required
  • Develop and update Country Office Subawards Manual in compliance with Pact HQ guidance
  • Support closeout of awards, including preparation of final inventories, property disposition, etc.
  • Work with project staff to ensure that implementation of grants and contracts follows donor requirements
  • Basic Requirements :

  • A demonstrated track record of successfully working with indigenous peoples’ organizations and communities in the Amazon region in a role administering or supporting the management of grants to indigenous groups
  • Extensive training and capacity development experience with indigenous and other underrepresented and marginalized groups in South America
  • Undergraduate degree and at least five years of relevant experience
  • Experience assessing the responsibility and grant-worthiness of organizations through financial statements, audits, and other documentation presented in a proposal or in support of an award
  • Experience drafting and managing subawards
  • Knowledge of USAID and other funder rules and regulations as related to subgrants, procurement, compliance, and cost principles
  • Professional proficiency in written and spoken Spanish and functional proficiency in English mandatory
  • Preferred Qualifications :

  • Functional proficiency in Portuguese
  • Proven capacity to design and deliver a range of training and technical assistance programs to build full range of capacities for grant management
  • Ability to problem-solve difficult issues, and to multitask with ease, adapting to frequently changing priorities
  • Good negotiation and conflict-resolution skills
  • Strong understanding of budgets
  • Competence using common desktop applications and internal systems
  • Accounting and customer relationship management software experience; prior experience with Salesforce CRM and Serenic Navigator ERP platforms a significant advantage
  • Prior experience managing USAID funded projects
  • Standard Documentation :
  • Cover Letter
  • Cover Letter
  • Curriculum Vitae
  • Pact is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.

    Información general de Pact :

    En el corazón de Pact, yace la promesa de un mañana mejor. La promesa de una vida saludable. De un medio de vida decente.

    De recursos naturales sustentables que beneficien a las comunidades. Ahora, más que nunca antes en sus 42 años de historia, Pact contribuye a que millones de pobres y marginalizados descubran y construyan sus propias soluciones y tomen las riendas de su futuro.

    Pact ofrece soluciones sistémicas que permiten que pobres y marginalizados se ganen la vida de un modo digno, gocen de buena salud y accedan a los beneficios que la naturaleza brinda.

    Para lograrlo, Pact fortalece la capacidad local, crea sistemas eficaces de gobierno y transforma los mercados en una fuerza para el desarrollo.

    Descripción general del proyecto :

    Pact está en la búsqueda de un gerente de contratos y subvenciones para un futuro proyecto financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), Derechos y recursos de los indígenas amazónicos (AIRR), que se desarrollará a lo largo de la cuenca del Amazonas en Brasil, Colombia, Guyana, Perú y Surinam, y está destinado a mejorar la representación de las poblaciones indígenas en el dominio de los bosques y cursos de agua del Amazonas.

    Propósito del puesto :

    El gerente de contratos y subvenciones prestará servicios de gestión y administración de alto nivel en relación con los contratos y subvenciones para el logro de las metas del proyecto, mediante el trabajo conjunto con organizaciones asociadas de todos los niveles.

    Esta persona liderará y supervisará de modo general todos los aspectos relacionados con la gestión de subvenciones secundarias y contratos.

    Esta tarea exigirá una colaboración estrecha con la casa central de Pact a fin de garantizar el cumplimiento de las pautas de Pact y del financiador.

    El gerente de contratos y subvenciones supervisará a todo el personal cuyas funciones estén relacionadas con los contratos y las subvenciones, y realizará visitas de campo frecuentes en toda la región del Amazonas.

    Principales responsabilidades :

  • Elaborar documentos contractuales que cumplan con los requisitos del financiador; para esta tarea, usará los documentos modelo estándar de Pact y trabajará estrechamente con el equipo de la Gerencia de Contratos de la casa central de Pact para realizar adjudicaciones secundarias de calidad.
  • Administrar el ciclo completo de las actividades de gestión de las adjudicaciones secundarias, desde la planificación hasta la selección, la evaluación previa a la adjudicación, la negociación, las visitas de cumplimiento / supervisión y liquidación.
  • Utilizar el sistema de gestión de adjudicaciones secundarias de Pact (Salesforce) y el sistema contable (Serenic Navigator) para el otorgamiento y la gestión de las adjudicaciones secundarias.
  • Garantizar que toda la documentación necesaria esté disponible y se conserve según la política de Pact.

  • Supervisar la gestión presupuestaria del conjunto de adjudicaciones secundarias del proyecto, y garantizar el desembolso y la liquidación de los gastos relacionados con la adjudicación secundaria de modo preciso y oportuno.
  • Garantizar el entrenamiento oportuno de los beneficiarios de las adjudicaciones secundarias, contratistas y el personal de Pact a fin de comprender y cumplir plenamente con los requisitos del financiador.
  • Elaborar materiales de entrenamiento y llevar a cabo entrenamientos periódicos con los socios.

  • Garantizar el mantenimiento de los sistemas de la oficina para la administración de las adjudicaciones y la presentación de informes periódicos a la casa central de Pact o al financiador, según se requiera.
  • Preparar y actualizar un Manual para la asignación de adjudicaciones secundarias para la oficina del país que cumpla con las pautas de la casa central de Pact.
  • Prestar apoyo en la liquidación de las adjudicaciones, incluyendo la preparación del inventario final, la enajenación de los bienes, etc.
  • Trabajar junto con el personal del proyecto para garantizar que la implementación de las subvenciones y contratos cumplan con los requisitos de quien realizó la donación.
  • Requisitos básicos :

  • Antecedentes demostrados de trabajo exitoso con comunidades y organizaciones indígenas en la región del Amazonas en una función de administración o asistencia a la gestión de subvenciones a grupos indígenas.
  • Amplio entrenamiento y experiencia en el desarrollo de capacidades con grupos indígenas y otros grupos marginalizados e insuficientemente representados de América del Sur.
  • Licenciatura y experiencia mínima de cinco años en el área.
  • Experiencia en la evaluación de la responsabilidad e idoneidad de las organizaciones para recibir las subvenciones, a través de los estados contables, auditorías y demás documentación presentada en una propuesta o como material de respaldo en una adjudicación.
  • Experiencia en la redacción y gestión de adjudicaciones secundarias.
  • Conocimiento de la USAID y otras normas y reglamentaciones de organismos de financiación en relación con subvenciones secundarias, compras, cumplimiento y principios de costos.
  • Se requiere un dominio profesional tanto oral como escrito del idioma español y un dominio funcional del idioma inglés.
  • Calificaciones de preferencia :

  • Dominio funcional del idioma portugués.
  • Capacidad demostrada para diseñar y desarrollar un abanico de programas de entrenamiento y asistencia técnica a fin de elaborar amplias opciones de capacidades para la gestión de subvenciones.
  • Habilidad para resolver problemas difíciles, manejar múltiples tareas con facilidad y adaptarse al cambio frecuente de prioridades.
  • Buenas habilidades de negociación y resolución de conflictos.
  • Sólidos conocimientos presupuestarios.
  • Competencia en el uso de aplicaciones informáticas comunes y sistemas internos.
  • Tanto la experiencia en programas de contabilidad y gestión de la relación con el cliente como la experiencia previa con las plataformas de administración basada en la relación con los clientes (CRM) de Salesforce y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de Serenic Navigator constituyen una ventaja significativa.
  • Experiencia previa en la gestión de proyectos financiados por la USAID.
  • Standard Documentation :

  • Carta de presentación
  • Hoja de vida
  • Pact is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.

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